ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΣΩΜΑ ΕΛΛΗΝΩΝ ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ

Το Ίδρυμα Σώμα Ελλήνων Προσκόπων (Σ.Ε.Π.) ενδιαφέρεται για την προμήθεια ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος (Ο.Π.Σ.) και προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο να καταθέσει την προσφορά του στην έδρα της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π. (μέγαρο Αντ. Μπενάκης, Πτολεμαίων 1 – 11635 ΑΘΗΝΑ, 2ος όροφος, τηλ.: 210 7290046), μέχρι τη Δευτέρα 29 Οκτωβρίου 2018 και ώρα 18:00.

Το Σ.Ε.Π. ενδιαφέρεται για την προμήθεια ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος (Ο.Π.Σ.), για την κάλυψη των αναγκών της Κεντρικής Διοίκησης και των Κλιμακίων του ανά την Ελλάδα.

Οι προδιαγραφές και οι όροι του έργου αναφέρονται στο Παράρτημα, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας πρόσκλησης.

Κάθε ενδιαφερόμενος οφείλει να δηλώσει ρητά ότι η προσφορά του θα ισχύει για χρονικό διάστημα έξι (6) μηνών από την επομένη της κατάθεσής της.

Οι προσφερόμενες τιμές από κάθε ενδιαφερόμενο θα παραμείνουν σταθερές και αμετάβλητες και δεν θα υπόκεινται σε μερική ή ολική αναθεώρηση ή αναπροσαρμογή, για οποιονδήποτε λόγο ή αιτία, κατά τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς του και κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης που θα υπογραφεί με αυτόν στον οποίο θα του ανατεθεί η «Προμήθεια Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος». Η τιμή της προσφοράς κάθε ενδιαφερόμενου θα εκφράζεται σε ΕΥΡΩ και αυτή δεν θα περιλαμβάνει τον ισχύοντα Φ.Π.Α. (τιμή προ Φ.Π.Α.).

Η προσφορά θα πρέπει να υποβληθεί σε σφραγισμένο φάκελο. Στο φάκελο εξωτερικά πρέπει ν’ αναγράφονται ευκρινώς:

α) η λέξη «Προσφορά» και ο πλήρης τίτλος της προκήρυξης, 

β) η ημερομηνία κατάθεσης των προσφορών και

γ) τα πλήρη στοιχεία του προσφέροντος. 

Μέσα στον κυρίως φάκελο θα βρίσκονται δύο ξεχωριστοί σφραγισμένοι φάκελοι. Ο ένας με την ένδειξη «Δικαιολογητικά» και ο δεύτερος με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά», οι οποίοι θα αναγράφουν εξωτερικά τα στοιχεία του κυρίως φακέλου. Στο φάκελο με την ένδειξη «Δικαιολογητικά» θα τοποθετηθούν τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στο άρθρο 5 της παρούσης. 

Στο φάκελο με την ένδειξη «Οικονομική Προσφορά» θα τοποθετηθούν τα οικονομικά στοιχεία της προσφοράς και το παράρτημα ή τα παραρτήματα που την αφορούν.

Οι προσφορές δεν πρέπει να έχουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες, διορθώσεις. Αν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, αυτή θα πρέπει να είναι καθαρογραμμένη και μονογραμμένη από τον προσφέροντα.

Μετά την κατάθεση της προσφοράς ουδεμία μεταβολή μπορεί να γίνει δεκτή. Φάκελοι που θα κατατεθούν μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα είναι εκπρόθεσμοι, δεν αξιολογούνται αλλά επιστρέφονται.

Κατά την αξιολόγηση της προσφοράς θα ληφθούν υπόψη τα ποιοτικά χαρακτηριστικά (βάσει τεχνικών προδιαγραφών) και η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά.

Οι συμμετέχοντες μαζί με την προσφορά τους, μέσα στον κυρίως φάκελο, θα πρέπει να υποβάλλουν και τα εξής δικαιολογητικά:

1. Πιστοποιητικό από το οποίο να προκύπτει ότι είναι ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους που αφορούν στις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης,

2. Πιστοποιητικό από το οποίο να προκύπτει ότι είναι ενήμεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους που αφορούν στις φορολογικές τους υποχρεώσεις,

3. Βεβαίωση από το οποίο να προκύπτει ότι είναι μέλη του οικείου τους επιμελητηρίου,

4. Κατάλογο των κυρίων πελατών τους και κυρίων προμηθευτών τους και συνεργατών τους,

5. Πιστοποιητικά διασφάλισης ποιότητας ISO 9001:2015, σχετικό με την κατασκευή ή εμπορία λογισμικού.

6. Υπεύθυνη δήλωση πως αποδέχονται ανεπιφύλακτα τους όρους του παρόντος διαγωνισμού,

7. Υπεύθυνη δήλωση για την παρ. 3 (ΤΙΜΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ),

8. Απόσπασμα του ποινικού μητρώου ή, ελλείψει αυτού, ισοδύναμο έγγραφο που εκδίδεται από αρμόδια δικαστική ή διοικητική αρχή του κράτους-μέλους ή της χώρας καταγωγής ή της χώρας όπου είναι εγκατεστημένος ο οικονομικός φορέας. Η υποχρέωση προσκόμισης του ως άνω αποσπάσματος αφορά και στα μέλη του διοικητικού, διευθυντικού ή εποπτικού οργάνου του εν λόγω οικονομικού φορέα ή στα πρόσωπα που έχουν εξουσία εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου σε αυτό κατά τα ειδικότερα αναφερόμενα στην ως άνω παράγραφο,

9. Παρόμοιες εγκαταστάσεις από τον ενδιαφερόμενο, αναφέροντας την επωνυμία της εταιρείας, τα υποσυστήματα που εγκαταστάθηκαν και τη χρονολογία λειτουργίας και

10. Για την απόδειξη της οικονομικής και χρηματοοικονομικής επάρκειας ο ενδιαφερόμενος πρέπει να καταθέσει αντίγραφο ή απόσπασμα των δημοσιευμένων οικονομικών καταστάσεων της επιχείρησης, στην περίπτωση που η δημοσίευση των οικονομικών καταστάσεων απαιτείται από τη νομοθεσία τους χώρας όπου είναι εγκατεστημένος ο οικονομικός φορέας, των τριών (3) τελευταίων οικονομικών χρήσεων. 

Σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος δεν υποχρεούται σε δημοσίευση ισολογισμών για τρεις (3) διαχειριστικές χρήσεις, τότε μπορεί να υποβάλει ισοδύναμα λογιστικά έγγραφα ή άλλα επίσημα έγγραφα ή φωτοαντίγραφα των αντίστοιχων Φορολογικών Δηλώσεων (για Νομικά Πρόσωπα έντυπα Ε3 και Ν. για Φυσικά Πρόσωπα έντυπα Ε1 και Ε3). Για κάθε διαχειριστικό έτος πρέπει να προκύπτει πως, ο μέσος ετήσιος συνολικός (γενικός) κύκλος εργασιών των τριών (3) προηγούμενων του έτους διενέργειας του διαγωνισμού οικονομικών χρήσεων, ίσος με το 500% της εκτιμώμενης αξίας τους παρούσας σύμβασης χωρίς Φ.Π.Α.

Επίσης το Τελευταίο εκκαθαριστικό των νόμιμων εκπροσώπων και Φωτοτυπία ταυτότητας των νόμιμων εκπροσώπων.

11. Γενικό Πιστοποιητικό περί τροποποιήσεων.

12. Επικυρωμένο ή ακριβές αντίγραφο της πράξης σύστασης της εταιρείας, με αποδεικτικό κατάθεσης στην υπηρεσία ΓΕΜΗ

ή

Απλό αντίγραφο της πράξης σύστασης της εταιρείας και ΦΕΚ στο οποίο να δημοσιεύεται η πράξη σύστασης.

13. Επικυρωμένα ή ακριβή αντίγραφα τυχόν τροποποιήσεων της πράξης σύστασης της εταιρείας, με αποδεικτικό κατάθεσης της εκάστοτε πράξης τροποποίησης, στην υπηρεσία ΓΕΜΗ 

ή

Απλά αντίγραφα τυχόν τροποποιήσεων της πράξης σύστασης της εταιρείας και ΦΕΚ στα οποία δημοσιεύεται η εκάστοτε πράξη τροποποίησης.

14. (Σε αντικατάσταση των ανωτέρω 12 & 13) Επικυρωμένο ή ακριβές αντίγραφο του κωδικοποιημένου καταστατικού της εταιρείας, με αποδεικτικό κατάθεσης στην υπηρεσία ΓΕΜΗ 

ή

Απλό αντίγραφο του κωδικοποιημένου καταστατικού της εταιρείας και ΦΕΚ στο οποίο δημοσιεύεται το κωδικοποιημένο καταστατικό της εταιρείας.

Σημείωση:

• Τα επικυρωμένα αντίγραφα φέρουν τη πρωτότυπη σφραγίδα και υπογραφή του δικηγόρου που έκανε την επικύρωση.

• Τα επικυρωμένα ή ακριβή αντίγραφα όλων των ανωτέρω εγγράφων θα πρέπει να αποστέλλονται σε φυσική μορφή.

• Τα ακριβή αντίγραφα φέρουν τη πρωτότυπη σφραγίδα της υπηρεσίας που τα εξέδωσε (π.χ. Πρωτοδικείο, ΓΕΜΗ) ή την ένδειξη “ψηφιακά υπογεγραμμένο από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της υπηρεσίας ΓΕΜΗ”.

Ειδικά για Ανώνυμες Εταιρείες (Α.Ε.) εκτός των ανωτέρω πρόσθετα:

15. Ακριβή αντίγραφα (με πρωτότυπη υπογραφή) των πρακτικών της Γ.Σ. και του Δ.Σ. αναφορικά με την εκλογή του εν ενεργεία Δ.Σ. της εταιρείας, τη συγκρότηση του σε σώμα και τον τρόπο εκπροσώπησης της εταιρείας, με αποδεικτικό κατάθεσης στην υπηρεσία ΓΕΜΗ

ή

Ανακοίνωση της υπηρεσίας ΓΕΜΗ περί καταχώρησης των πρακτικών της Γ.Σ. και του Δ.Σ. αναφορικά με την εκλογή του.

16. εν ενεργεία Δ.Σ. της εταιρείας, τη συγκρότηση του σε σώμα και τον τρόπο εκπροσώπησης της εταιρείας

ή

ΦΕΚ στο οποίο δημοσιεύονται τα πρακτικά της Γ.Σ. και του Δ.Σ. αναφορικά με την εκλογή του εν ενεργεία Δ.Σ. της εταιρείας, τη συγκρότηση του σε σώμα και τον τρόπο εκπροσώπησης της εταιρείας.

Σημείωση:

• Τα επικυρωμένα αντίγραφα φέρουν τη πρωτότυπη σφραγίδα και υπογραφή του δικηγόρου που έκανε την επικύρωση.

• Τα ακριβή αντίγραφα φέρουν τη πρωτότυπη σφραγίδα της υπηρεσίας που τα εξέδωσε (π.χ. Πρωτοδικείο, ΓΕΜΗ) ή την ένδειξη “ψηφιακά υπογεγραμμένο από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της υπηρεσίας ΓΕΜΗ”.

• Τα επικυρωμένα ή ακριβή αντίγραφα όλων των ανωτέρω εγγράφων θα πρέπει να αποστέλλονται σε φυσική μορφή.

Η γνωστοποίηση της αποδοχής της προσφοράς στον προκριθέντα προσφέροντα θα γίνει με έγγραφο του Σ.Ε.Π. μέσα στην προθεσμία ισχύος της προσφοράς, η οποία είναι δυνατόν να παραταθεί μετά από κοινή συμφωνία.

Το Σ.Ε.Π. δεν δεσμεύεται από την παρούσα πρόσκληση, να κατακυρώσει στον τελευταίο μειοδότη και έχει το δικαίωμα να προκρίνει οποιαδήποτε προσφορά ή μέρος της, κατά τη δίκαιη και εύλογη κρίση του ή να απορρίψει όλες τις προσφορές και να ζητήσει νέες, δεδομένου ότι όσοι καταθέσουν προσφορά δεν αποκτούν κανένα δικαίωμα απέναντι στο Σ.Ε.Π., έστω κι αν δηλώσουν τούτο στην προσφορά τους.

Οι προδιαγραφές και οι όροι του έργου καταγράφονται αναλυτικά στο Παράρτημα και οφείλουν να ακολουθηθούν κατά γράμμα.

Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει τη Δευτέρα 29 Οκτωβρίου 2018 και ώρα 19:00, στην έδρα της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π. (μέγαρο Αντ. Μπενάκης, Πτολεμαίων 1 – 11635 ΑΘΗΝΑ, 2ος όροφος), από επιτροπή που έχει συσταθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο του Σ.Ε.Π.

Οι σφραγισμένοι φάκελοι με την «Οικονομική Προσφορά» θα ανοιχθούν μετά την αξιολόγηση των «Δικαιολογητικών» και για όσες εξ’ αυτών κριθούν αποδεκτές.

Στον προσφέροντα που θα ανατεθεί η προμήθεια του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, θα αποσταλεί σχετική επιστολή. Το αργότερο σε πέντε (5) ημέρες από την ημερομηνία της γνωστοποίησης θα πρέπει να προσέλθει για την υπογραφή τη σχετικής σύμβασης.

Κάθε παράβαση εκ μέρους του αναδόχου των προδιαγραφών, όρων και συμφωνιών, τον υποχρεώνει ν’ αποζημιώσει για κάθε θετική ή αποθετική ζημιά το Σ.Ε.Π., την οποία ήθελε τυχόν υποστεί, πέρα από την εγγυητική επιστολή.

Η πληρωμή θα γίνεται είτε με τμηματικές καταβολές ταυτόχρονα με επί μέρους παραδόσεις ενοτήτων του έργου, είτε το 100% της συμβατικής αξίας θα καταβληθεί μετά την ολοκλήρωση του έργου. Ο τρόπος πληρωμής θα συμφωνηθεί εκ των προτέρων με τον ανάδοχο και θα περιληφθεί στη σύμβαση που θα υπογραφεί.

Η πληρωμή του συμβατικού τιμήματος θα γίνεται με την προσκόμιση των νομίμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις φορολογικές διατάξεις, καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή.

Δικαίωμα συμμετοχής στη διαδικασία της παρούσας πρόσκλησης έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα και, σε περίπτωση ενώσεων οικονομικών φορέων, τα μέλη αυτών, που είναι εγκατεστημένα σε: 

α) κράτος-μέλος της Ένωσης, 

β) κράτος-μέλος του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.), 

Οι ενώσεις οικονομικών φορέων, συμπεριλαμβανομένων και των προσωρινών συμπράξεων, δεν απαιτείται να περιβληθούν συγκεκριμένη νομική μορφή για την υποβολή προσφοράς. 

Στις περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από ένωση οικονομικών φορέων, όλα τα μέλη της ευθύνονται έναντι της αναθέτουσας αρχής αλληλέγγυα και εις ολόκληρον.

Για την υπογραφή της σύμβασης απαιτείται η παροχή εγγύησης καλής εκτέλεσης, το ύψος της οποίας ανέρχεται σε ποσοστό 10% επί της αξίας της σύμβασης, εκτός Φ.Π.Α., και κατατίθεται πριν ή κατά την υπογραφή της σύμβασης.

Η εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης καλύπτει συνολικά και χωρίς διακρίσεις την εφαρμογή όλων των όρων της σύμβασης και κάθε απαίτηση του Σ.Ε.Π. έναντι του αναδόχου. 

Η εγγύηση καλής εκτέλεσης καταπίπτει σε περίπτωση παράβασης των όρων της σύμβασης, όπως αυτή ειδικότερα ορίζει. 

Η εγγύηση καλής εκτέλεσης επιστρέφεται στο σύνολό της ή αποδεσμεύεται τμηματικά, κατά το ποσό που αναλογεί στην αξία του μέρους του τμήματος των υλικών που παραλήφθηκε οριστικά μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή του αντικειμένου της σύμβασης. Εάν στο πρωτόκολλο οριστικής ποιοτικής και ποσοτικής παραλαβής αναφέρονται παρατηρήσεις ή υπάρχει εκπρόθεσμη παράδοση, η επιστροφή της ως άνω εγγύησης γίνεται μετά την αντιμετώπιση των παρατηρήσεων και του εκπροθέσμου.

Οι εγγυητικές επιστολές εκδίδονται από πιστωτικά ιδρύματα που λειτουργούν νόμιμα στα κράτη - μέλη της Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου ή στα κράτη-μέρη της ΣΔΣ και έχουν, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, το δικαίωμα αυτό. Μπορούν επίσης να παρέχονται με γραμμάτιο του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων με παρακατάθεση σε αυτό του αντίστοιχου χρηματικού ποσού. Αν συσταθεί παρακαταθήκη με γραμμάτιο παρακατάθεσης χρεογράφων στο Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων, τα τοκομερίδια ή μερίσματα που λήγουν κατά τη διάρκεια της εγγύησης επιστρέφονται μετά τη λήξη τους στον υπέρ ου η εγγύηση οικονομικό φορέα. Οι εγγυητικές επιστολές εκδίδονται κατ’ επιλογή των οικονομικών φορέων από έναν ή περισσότερους εκδότες της παραπάνω παραγράφου.

Το Σ.Ε.Π. δύναται να επικοινωνεί με τους εκδότες των εγγυητικών επιστολών προκειμένου να διαπιστώσει την εγκυρότητά τους.

Ο ανάδοχος υποχρεούται να παραδώσει το λογισμικό, τμηματικά ή εξολοκλήρου, ανάλογα με τις προκύπτουσες ανάγκες του Σ.Ε.Π. αποκλειστικά με έξοδα του μειοδότη. Ο χρόνος παράδοσης ορίζεται το αργότερο ως τις 31.7.2019. Η παράδοση του έργου θα γίνεται τμηματικά μέσα σε αυτό το οριζόμενο χρονικό διάστημα. Οι προτεραιότητες παράδοσης των επί μέρους έργων θα ορισθούν από κοινού.

Ο συμβατικός χρόνος παράδοσης του λογισμικού μπορεί να παρατείνεται, πριν από τη λήξη του αρχικού συμβατικού χρόνου παράδοσης, μόνο έπειτα από έγγραφη συναίνεση του Σ.Ε.Π. και μόνο στην περίπτωση που το αίτημα υποβάλλεται από τον ανάδοχο και η παράταση χορηγείται εάν συντρέχουν λόγοι ανωτέρας βίας ή άλλοι ιδιαιτέρως σοβαροί λόγοι που καθιστούν αντικειμενικώς αδύνατη την εμπρόθεσμη παράδοση των συμβατικών ειδών. 

Εάν λήξει ο συμβατικός χρόνος παράδοσης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, εάν λήξει ο παραταθείς, κατά τα ανωτέρω, χρόνος, χωρίς να παραδοθεί το υλικό, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος.