Παρακολούθηση Τραπεζικών Λογαριασμών Κλιμακίων από 1.1.2018

Όπως γνωρίζετε, το Σ.Ε.Π., εφαρμόζοντας τις κείμενες φορολογικές διατάξεις, περιλαμβάνει όλους τους τραπεζικούς λογαριασμούς των Κλιμακίων που έχουν ανοιχθεί στον Α.Φ.Μ. του στις οικονομικές καταστάσεις που ετησίως συντάσσει. Ήδη έχουν ενταχθεί οι τραπεζικοί λογαριασμοί των προηγούμενων ετών και σύντομα θα ολοκληρωθεί η διαδικασία ένταξης των λογαριασμών που ανοίχθηκαν το έτος 2017.

Επιθυμώντας να διευκολύνουμε τη συλλογή των στοιχείων που απαιτούνται για την ένταξη και παρακολούθηση των τραπεζικών λογαριασμών των Κλιμακίων στις οικονομικές καταστάσεις του Σ.Ε.Π. και κυρίως για να αποτρέψουμε τη μαζική αποστολή στοιχείων από τα Κλιμάκια, από την 1η Ιανουαρίου 2018 θα εφαρμόζεται η παρακάτω διαδικασία:

1. Γενικός κανόνας: Όλα τα Κλιμάκια του Σ.Ε.Π. (Προσκοπικά Συστήματα, Περιφερειακές Εφορείες, Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων) τα οποία δεν διαθέτουν τραπεζικό λογαριασμό, θα πρέπει με βάση τη διαδικασία που έχει ορισθεί και ισχύει (Ανακοίνωση 62/14.6.2013  & Ανακοίνωση 5/11.1.2018) να αποκτήσουν τραπεζικό λογαριασμό στην Τράπεζα ALPHA BANK μέχρι την 31η Δεκεμβρίου 2018. Το άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών στο όνομα μελών μας, αντίκειται στον Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης & Ελέγχου και παράλληλα εγκυμονεί φορολογικούς κινδύνους για τα φυσικά πρόσωπα-μέλη του Σ.Ε.Π. 

2.1. Η Οικονομική Υπηρεσία του Σ.Ε.Π. εκδίδει και αποστέλλει ηλεκτρονικά μέχρι την 10η ημέρα του επόμενου μήνα το αντίγραφο κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού του Κλιμακίου του προηγούμενου μήνα, στον/ην υπεύθυνο/η του Κλιμακίου. 

2.2. Ο/Η υπεύθυνος/η του Κλιμακίου, με βάση το αντίγραφο κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού του Κλιμακίου του, συγκεντρώνει και αποστέλλει στην Οικονομική Υπηρεσία μέχρι το τέλος του τρέχοντος μήνα, όλα τα παραστατικά που δικαιολογούν τις κινήσεις του αντίγραφου κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού για τον προηγούμενο μήνα.

2.3. Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν κινήσεις στο αντίγραφο κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού του Κλιμακίου ή υπάρχουν μόνο κινήσεις που έχουν γίνει από την τράπεζα (π.χ. τόκοι, τραπεζικά έξοδα κ.λπ.), το Κλιμάκιο δεν υποχρεούται στην αποστολή οποιουδήποτε παραστατικού και οι καταχωρήσεις γίνονται κεντρικά από την Οικονομική Υπηρεσία.

2.4. Ο/Η υπεύθυνος/η του Κλιμακίου φροντίζει με βάση το αντίγραφο κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού του Κλιμακίου του, να αποστέλλει όλα τα παραστατικά που δικαιολογούν τις κινήσεις του λογαριασμού, ώστε η καταχώρηση τους να γίνει με τον απόλυτα φορολογικά σύννομο τρόπο και χωρίς να απαιτηθούν περαιτέρω διευκρινίσεις. Η ορθή αντιστοίχιση κινήσεων-παραστατικών, απαλλάσσει όλους από χρονοβόρες διαδικασίες.

Η πρώτη αποστολή από την Οικονομική Υπηρεσία αντιγράφων κίνησης (extrait) των τραπεζικών λογαριασμών του Κλιμακίων θα γίνει μέχρι την Παρασκευή 9 Φεβρουαρίου 2018 και θα αφορά τις κινήσεις του μηνός Ιανουαρίου 2018. Αντίστοιχα η πρώτη αποστολή των παραστατικών (που αφορούν τον μήνα Ιανουάριο 2018) από τη πλευρά των Κλιμακίων, θα πρέπει να γίνει μέχρι την Τετάρτη 28 Φεβρουαρίου 2018. 

• Οι Αποδείξεις Εισπράξεως του Κλιμακίου (ατομικές ή ομαδικές) που είναι καλό να συνάδουν με την ημερομηνία κατάθεσης και απαραίτητα με το ποσό που κατατέθηκε στην τράπεζα.

Ενδεικτικές Αιτιολογίες: «Συνδρομή», «έκτακτη εισφορά μελών», «Δωρεά από τρίτο για την οικονομική ενίσχυση του Κλιμακίου» κ.λπ. Επισημαίνεται ότι οι χορηγίες-επιδοτήσεις από ιδιωτικούς φορείς κατατίθενται (βάση του Κανονισμού Οικονομικής Διαχείρισης & Ελέγχου) σε τραπεζικό λογαριασμό της Κεντρικής Διοίκησης και στη συνέχεια αποδίδονται στα Κλιμάκια.

Υπενθυμίζεται ότι η διαδικασία εγκρίσεως και διαχειρίσεως επιχορηγήσεων Δημοσίων Αρχών και Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης περιγράφεται αναλυτικά στην Εγκύκλιο 30/14.11.2016.

• Τα παραστατικά των καταθέσεων που αφορούν μεταφορά ποσών από την Κεντρική Διοίκηση στο Κλιμάκιο, δεν αποστέλλονται, εκτός αν το Κλιμάκιο επιθυμεί για λόγους εσωτερικής διαχείρισης να εκδώσει απόδειξη είσπραξης με αιτιολογία «Απόδοση από την Κ.Δ./Σ.Ε.Π.»

• Αποδείξεις Λιανικών Συναλλαγών (αποδείξεις λιανικής) για την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών (αποδείξεις ταμειακής μηχανής, μηχανογραφημένες αποδείξεις λιανικών συναλλαγών, χειρόγραφες αποδείξεις λιανικών συναλλαγών για παροχή υπηρεσιών).

• Τιμολόγια με τα φορολογικά στοιχεία του Σ.Ε.Π. για την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών.

• Λογαριασμοί ΔΕΚΟ (Δ.Ε.Η., ύδρευσης κ.λπ.), κινητής ή σταθερής τηλεφωνίας.

• Αποδείξεις ενοικίου που καταβλήθηκαν.

• Αποδείξεις πληρωμής του Κλιμακίου που σε καμία περίπτωση δεν θα αντικαθιστούν τα παραπάνω παραστατικά φορολογικά νόμιμα παραστατικά εξόδων, αλλά θα αφορούν μόνο σε εσωτερικές κινήσεις π.χ. «Απόδοση συνδρομών στην Κ.Δ./Σ.Ε.Π.» ή θα αφορούν ανάληψη για συγκεκριμένο σκοπό π.χ. «Ενίσχυση θερινής κατασκήνωσης».

Οι ημερομηνίες έκδοσης των παραστατικών, κατά περίπτωση, θα μπορεί να είναι προγενέστερες (π.χ. λογαριασμοί, ενοίκιο) ή μεταγενέστερες εντός του μήνα ανάληψης (π.χ. δαπάνη για αγορά χρωμάτων κ.λπ.).

Απαραίτητες οδηγίες για την τήρηση των τραπεζικών λογαριασμών των Κλιμακίων, ώστε να είναι δυνατή η απόλυτη αντιστοίχιση παραστατικών και κινήσεων, θα δοθούν σε μεταγενέστερο χρόνο, έτσι ώστε να δοθεί χρόνος στην εφαρμογή της αρχικής αυτής διαδικασίας, που θα εφαρμοστεί από 1.1.2018.

Παρακαλώ όλους για την πιστή εφαρμογή της Εγκυκλίου.