ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 45ης ΤΑΚΤΙΚΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ Σ.Ε.Π.

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 του Οργανισμού Σ.Ε.Π. (ΦΕΚ 115Α’/12.5.2014) και τις διατάξεις του άρθρου 89 του Ν.4790/2021 (ΦΕΚ 48Α'/31.3.2021) καλούνται τα Μέλη της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος ΣΩΜΑ ΕΛΛΗΝΩΝ ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ στην 45η Τακτική Γενική Συνέλευση.

1. Έγκριση Απολογισμού Έργου Διοικητικού Συμβουλίου για το έτος 2020

2. Έγκριση Οικονομικού Απολογισμού και Ισολογισμού 2020, μετά των εκθέσεων της Εξελεγκτικής Επιτροπής της Οικονομικής Διαχείρισης και των Ορκωτών Ελεγκτών και απαλλαγή των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και των Ορκωτών Ελεγκτών από κάθε ευθύνη

3. Έγκριση Προϋπολογισμού 2022

4. Εκλογή μελών Διοικητικού Συμβουλίου (15 τακτικών και 4 αναπληρωματικών) για θητεία τεσσάρων ετών, ήτοι μέχρι την Τακτική Γενική Συνέλευση του έτους 2025.

ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ: Η συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης θα πραγματοποιηθεί με τηλεδιάσκεψη ως προς όλα τα μέλη, με τη χρήση της σύγχρονης ψηφιακής πλατφόρμας «Zoom», μέσω της οποίας θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν με ηλεκτρονικά και οπτικοακουστικά μέσα τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, να απευθυνθούν προφορικά ή γραπτά στους υπόλοιπους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, καθώς και να ψηφίσουν επί των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Ειδικά για την ανάδειξη των μελών (τακτικών και αναπληρωματικών) του Διοικητικού Συμβουλίου, η μυστική ψηφοφορία θα υλοποιηθεί ενώπιον της Εφορευτικής Επιτροπής, μέσω του ειδικού πληροφοριακού συστήματος με την ονομασία «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», της ανώνυμης εταιρίας του ελληνικού δημοσίου με την επωνυμία «Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας Α.Ε.».

Εφόσον υπάρχουν μέλη της Γενικής Συνέλευσης που αντιμετωπίζουν δυσκολίες με τη χρήση των ηλεκτρονικών μέσων και εφαρμογών, θα υπάρξει ανάλογη διαδικασία για την υποστήριξη της απρόσκοπτης συμμετοχής τους στη συνεδρίαση και τις ψηφοφορίες.

Σε περίπτωση μη απαρτίας, η συνεδρίαση θα πραγματοποιηθεί την επόμενη ημέρα, Κυριακή 13 Ιουνίου 2021, ίδια ώρα και με τον ίδιο τρόπο.

Σύμφωνα με τα καθοριζόμενα στο άρθρο 6, παράγραφος 4(α) του Οργανισμού Σ.Ε.Π., δικαίωμα συμμετοχής στη Γενική Συνέλευση έχουν τα μέλη που έχουν καταβάλλει τη συνδρομή τους, καθώς και κάθε άλλη οφειλή προς το Σ.Ε.Π. Προκειμένου να διασφαλισθεί η συμμετοχή αποκλειστικά των μελών που θα είναι ταμειακώς τακτοποιημένα, καλούνται όλα τα μέλη της Γενικής Συνέλευσης να έχουν εξοφλήσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις το αργότερο μέχρι την Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021.

Ακολουθούν σε παράρτημα, ως αναπόσπαστο τμήμα της παρούσας πρόσκλησης, αναλυτικές οδηγίες για την οργάνωση και διεξαγωγή της 45ης Γενικής Συνέλευσης.

Για τη συμμετοχή του στη Γενική Συνέλευση, κάθε μέλος θα πρέπει:

α. Να έχει εξοφλήσει την συνδρομή μέλους του Σ.Ε.Π. 2020-21, την ετήσια συνδρομή μέλους Γενικής Συνέλευσης, καθώς και κάθε οφειλή προηγούμενων ετών, μέχρι τη Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021 (ημερομηνία πληρωμής στην Οικονομική Υπηρεσία Σ.Ε.Π., κατάθεσης σε τράπεζα ή πληρωμής μέσω web banking). Σημειώνεται ότι, η καταβολή της συνδρομής μέλους Σ.Ε.Π. 2020-21 (€ 25,00) γίνεται σύμφωνα με τη διαδικασία της Απογραφής (Εγκύκλιος Γ.Ε. 12/29.7.2020) και η καταβολή της ετήσιας συνδρομής μέλους Γενικής Συνέλευσης (€ 15,00) γίνεται στην Οικονομική Υπηρεσία του Σ.Ε.Π. ή με κατάθεση στον τραπεζικό λογαριασμό 362-00-2002-004878 της ALPHABANK (IBAN: GR02 0140 3620 3620 0200 2004 878), αναγράφοντας στην αιτιολογία «45 ΓΣ – Ονοματεπώνυμο». 

β. Να διαθέτει προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email). Για τη συμμετοχή στη συνεδρίαση και στη ψηφοφορία για την ανάδειξη των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί και email συγγενικού ή φιλικού προσώπου. Δεν είναι δυνατή η συμμετοχή περισσότερων του ενός μέλους με το ίδιο email, καθώς και η χρησιμοποίηση email κλιμακίων του Σ.Ε.Π.

γ. Να έχει εγκαταστήσει την ψηφιακή πλατφόρμα «Zoom» (www.zoom.us) στην ηλεκτρονική συσκευή [ηλεκτρονικός υπολογιστής, tablet ή κινητό τηλέφωνο (smartphone)] με την οποία θα συμμετέχει στη συνεδρίαση. Σημειώνεται ότι η συσκευή θα πρέπει να διαθέτει κάμερα.

δ. Να αποστείλει στην Κεντρική Διοίκηση (κα Δέσποινα Χασιλίδη, dxasilidi@sep.org.gr) μέχρι τη Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021, Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986, στην οποία θα αναφέρεται ο λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) με τον οποίο θα συμμετέχει στην Γ.Σ. Η Υπεύθυνη Δήλωση θα πρέπει να έχει εκδοθεί μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας www.gov.gr ή να έχει θεωρηθεί για το γνήσιο της υπογραφής σε κάποιο Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) ή άλλη αρμόδια δημόσια αρχή. Το περιεχόμενο της υπεύθυνης δήλωσης μπορεί ενδεικτικά να είναι «δηλώνω υπεύθυνα ότι θα συμμετάσχω στη συνεδρίαση της 45ης Τακτικής Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος Σ.Ε.Π. μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης ……….…». Εναλλακτικά, κάθε Μέλος της Γενικής Συνέλευσης μπορεί να προσκομίσει την ως άνω υπεύθυνη δήλωση χωρίς θεώρηση του γνησίου της υπογραφής του αυτοπροσώπως και με επίδειξη του δελτίου αστυνομικής ταυτότητάς του στις υπηρεσίες της Κεντρικής Διοίκησης του Σ.Ε.Π., κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες (Δευτέρα & Τετάρτη: 14.00 – 21.00 και Τρίτη, Πέμπτη & Παρασκευή: 09.00 – 15.00) και μέχρι την ως άνω καταληκτική ημερομηνία. 

α. Υποψηφιότητες ή προτάσεις υποψηφιοτήτων για το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να αποσταλούν, ταχυδρομικά ή ηλεκτρονικά, στην Κεντρική Διοίκηση (Πτολεμαίων 1 - Παγκράτι, κα Δέσποινα Χασιλίδη, [email protected]) απαρέγκλιτα μέχρι και την Κυριακή 6 Ιουνίου 2021. Η υποψηφιότητα θα πρέπει να συνοδεύεται από σύντομο βιογραφικό του υποψηφίου και μια πρόσφατη φωτογραφία του σε ηλεκτρονική μορφή.

β. Όποιος/α υποψήφιος/α επιθυμεί, μπορεί να αποστείλει και ένα ηλεκτρονικό αρχείο βίντεο διάρκειας μέχρι 5 λεπτών, στο οποίο να παρουσιάζει τον εαυτό του και τις θέσεις του. Όσα βίντεο αποσταλούν, θα αναρτηθούν με πρόσφορο τρόπο σε ηλεκτρονικά μέσα του Σ.Ε.Π., την Τετάρτη 9 Ιουνίου 2021. 

γ. Οι υποψήφιοι που επιθυμούν θα έχουν τη δυνατότητα να απευθυνθούν στη Γενική Συνέλευση, για σύντομο χρονικό διάστημα, προ της έναρξης της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας για την ανάδειξη των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου.

α. Σύμφωνα με τα καθοριζόμενα στον Οργανισμό Σ.Ε.Π. θα εκλεγεί 3μελές Προεδρείο της Συνέλευσης (Πρόεδρος και δύο Γραμματείς) και 5μελής Εφορευτική Επιτροπή. Η εκλογή των μελών τους θα γίνει με ψηφοφορία μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας «Zoom», κατά την έναρξη της συνεδρίασης.

β. Όποιο μέλος της Γ.Σ. επιθυμεί να είναι υποψήφιος/α για το Προεδρείο ή την Εφορευτική Επιτροπή, παρακαλείται να δηλώσει ηλεκτρονικά την πρόθεσή του στην Κεντρική Διοίκηση (κα Δέσποινα Χασιλίδη, [email protected]) μέχρι την Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021, προκειμένου να οργανωθεί από την Κεντρική Διοίκηση σύγχρονη διαδικτυακή ενημέρωση για τις ψηφιακές πλατφόρμες «Zoom» και «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ». 

α. Την Πέμπτη 10 Ιουνίου 2021 θα καταρτιστεί ο κατάλογος των ταμειακώς τακτοποιημένων μελών, ο οποίος και θα κοινοποιηθεί στα μέλη της Συνέλευσης.

β. Την Πέμπτη 10 Ιουνίου 2021 θα πραγματοποιηθεί δοκιμαστική εφαρμογή του πληροφοριακού συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» με εικονική ψηφοφορία, για την εξοικείωση των μελών της Γενικής Συνέλευσης με τη διαδικασία και ταυτόχρονα, επιβεβαίωση των ηλεκτρονικών διευθύνσεων (email). Εφόσον μετά το πέρας της δοκιμαστικής ψηφοφορίας διαπιστωθεί εσφαλμένη δήλωση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) κάποιου Μέλους της Γενικής Συνέλευσης, το Μέλος θα μπορεί με τη διαδικασία που περιγράφεται στην ανωτέρω παράγραφο 1δ, ήτοι αποστέλλοντας νέα υπεύθυνη δήλωση με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής του ή προσερχόμενος αυτοπροσώπως στην Κεντρική Διοίκηση  το αργότερο μέχρι την Παρασκευή 11 Ιουνίου 2021 και ώρα 12:00 να προβεί στη διόρθωση του σφάλματος.

γ. Την Παρασκευή 11 Ιουνίου 2021 θα αποσταλεί στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις (email) των ταμειακώς τακτοποιημένων μελών, ο ψηφιακός σύνδεσμος του «Zoom» για τη συμμετοχή στη Γενική Συνέλευση.

α. Το Σάββατο 12 Ιουνίου και ώρα 9:30 θα ξεκινήσει η διαδικασία εγγραφής των ταμειακώς τακτοποιημένων μελών της Γενικής Συνέλευσης στη συνεδρίαση. Ακολουθώντας τον σύνδεσμο του «Zoom» που του έχει αποσταλεί και αφού θα εξακριβώνεται η ταυτότητα του, το μέλος θα συνδέεται με την ψηφιακή πλατφόρμα της συνεδρίασης. Για τη διαδικασία αυτή, παρακαλούνται τα μέλη να έχουν διαθέσιμη την αστυνομική τους ταυτότητα.

β. Η διαδικασία εγγραφής στη συνεδρίαση θα παραμείνει ενεργή για χρονικό διάστημα 3 ωρών μετά την έναρξη της Συνέλευσης και τα μέλη θα μπορούν να εγγράφονται στη συνεδρίαση μέχρι τις 14:00, ήτοι μέχρι την έναρξη των ψηφοφοριών για τα θέματα 1 ως 3 της ημερήσιας διάταξης. Μετά την ολοκλήρωση των εγγραφών, το Προεδρείο θα κοινοποιήσει στα μέλη τον κατάλογο όσων συμμετέχουν στη Γενική Συνέλευση.

γ. Στις 11:00 και εφόσον διαπιστωθεί απαρτία, θα ξεκινήσει η συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης με την εκλογή του Προεδρείου και της Εφορευτικής Επιτροπής με ηλεκτρονική ψηφοφορία μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας «Zoom», οι οποίοι και θα αναλάβουν την εξέλιξη της Γενικής Συνέλευσής σύμφωνα με τα καθοριζόμενα στον Οργανισμό Σ.Ε.Π.

δ. Θα ακολουθήσουν οι εισηγήσεις των θεμάτων 1 ως 3 της ημερήσιας διάταξης από τα εντεταλμένα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, η παρουσίαση των εκθέσεων της Εξελεγκτικής Επιτροπής και των Ορκωτών Ελεγκτών και οι τοποθετήσεις όσων μελών της Γενικής Συνέλευσης επιθυμούν επί των πεπραγμένων.

ε. Η επικύρωση του Απολογισμού Έργου του έτους 2020, του Οικονομικού Απολογισμού και Ισολογισμού του έτους 2020 καθώς και του Προϋπολογισμού του έτους 2022 θα πραγματοποιηθούν με ηλεκτρονικές ψηφοφορίες μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας «Zoom» και τα αποτελέσματα θα ανακοινωθούν από το Προεδρείο στους συμμετέχοντες στη Γενική Συνέλευση.

στ. Η ανάδειξη των μελών του νέου Διοικητικού Συμβουλίου (θέμα 4 της ημερήσιας διάταξης) θα ξεκινήσει με σύντομες τοποθετήσεις όσων υποψηφίων επιθυμούν. Μετά την ολοκλήρωση των τοποθετήσεων, η Εφορευτική Επιτροπή θα αποστείλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση (email) κάθε μέλους που έχει εγγραφεί στη συνεδρίαση, τον σύνδεσμο για την «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ». Ακολουθώντας τον σύνδεσμο, κάθε μέλος αποκτά πρόσβαση σε ένα ψηφοδέλτιο όπου θα μπορεί να επιλέξει από 1 μέχρι και 15 υποψηφίους και στη συνέχεια να καταχωρήσει τη ψήφο του. Το μέλος της Γενικής Συνέλευσης θα μπορεί να αλλάξει τις επιλογές του και να επαναλάβει τη διαδικασία ψηφοφορίας όσες φορές επιθυμεί, καθώς το σύστημα λαμβάνει ως έγκυρη την τελευταία καταχώρηση. Κάθε φορά που το μέλος καταχωρεί τη ψήφο του, λαμβάνει στο email του ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα επιβεβαίωσης.

ζ. Η καταχώρηση των ηλεκτρονικών διευθύνσεων (email) στη «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» όσων έχουν εγγραφεί στη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης, θα γίνει αποκλειστικά από τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής, ο πρόεδρος της οποίας θα λειτουργεί ως διαχειριστής (administrator) του συστήματος.

η. Η ηλεκτρονική ψηφοφορία για την ανάδειξη των μελών του νέου Διοικητικού Συμβουλίου θα ολοκληρωθεί 1 ώρα μετά την έναρξη της (την ακριβή ώρα λήξης και τυχόν παράτασή της εφόσον απαιτηθεί θα ανακοινώσει η Εφορευτική Επιτροπή).

θ. Μετά την ολοκλήρωση της ψηφοφορίας, τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής, χρησιμοποιώντας ο καθένας το απόρρητο ατομικό κρυπτογραφικό κλειδί ψηφοφορίας που έχουν δημιουργήσει, θα εξαγάγουν τα αποτελέσματα και θα ανακοινώσουν τη σειρά των υποψηφίων και τον αριθμό ψήφων που καθένας έχει λάβει.

ι. Η «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» βασίζεται σε διεθνώς αναγνωρισμένα τεχνολογικά πρότυπα για τη διεξαγωγή ηλεκτρονικών ψηφοφοριών, τα οποία διασφαλίζουν το αδιάβλητο και το απόρρητο της εκλογικής διαδικασίας. Μέσω κρυπτογράφησης, το σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει ότι κάποιος ψήφισε αλλά κανείς δεν μπορεί να γνωρίζει τις επιλογές κάθε ψηφοφόρου.

ια. Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον Οργανισμό Σ.Ε.Π., σε περίπτωση ισοψηφίας υποψηφίων διενεργείται κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς επιτυχίας των. Σε περίπτωση που απαιτηθεί κλήρωση, αυτή θα διενεργηθεί από την Εφορευτική Επιτροπή σε ζωντανή μετάδοση (on camera) και στη συνέχεια η Εφορευτική Επιτροπή θα ανακοινώσει στη Συνέλευση την τελική σειρά επιτυχίας και τον αριθμό ψήφων που έλαβε ο κάθε υποψήφιος. 

α. Για την παροχή οδηγιών και διευκρινήσεων σχετικά με τα ηλεκτρονικά μέσα ή τις ψηφιακές πλατφόρμες που θα χρησιμοποιηθούν στη Γενική Συνέλευση, κάθε μέλος της Γενικής Συνέλευσης μπορεί να επικοινωνεί με την Κεντρική Διοίκηση (κος Σπύρος Πολυζώης, 2169005271, spolizois@sep.org.gr).

β. Θα είναι διαθέσιμο σχετικό φυλλάδιο, όπου θα περιγράφονται αναλυτικά τα σχετικά βήματα για τη σύνδεση στη ψηφιακή πλατφόρμα που θα διεξαχθεί η Γενική Συνέλευση καθώς και η διαδικασία των ηλεκτρονικών ψηφοφοριών.

γ. Σε όσα μέλη της Γενικής Συνέλευσης δεν διαθέτουν προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) και δεν είναι εφικτή η χρήση email συγγενικού ή φιλικού τους προσώπου, υπάρχει η δυνατότητα - εφόσον ζητηθεί εγκαίρως και σίγουρα πριν την Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021 – να δημιουργηθεί από τις Υπηρεσίες της Κεντρικής Διοίκησης (κος Νεκτάριος Τσεσμελόπουλος, 2169005382, [email protected]) λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε κάποιο πάροχο (google, yahoo κλπ. – όχι της μορφής sep.org.gr).

δ. Όσα μέλη της Γενικής Συνέλευσης αντιμετωπίζουν δυσκολίες με τη χρήση των ηλεκτρονικών μέσων και χρειάζονται ουσιαστική διευκόλυνση για τη συμμετοχή τους στη συνεδρίαση και στις ηλεκτρονικές ψηφοφορίες, θα πρέπει να ενημερώσουν εγγράφως την Κεντρική Διοίκηση (ταχυδρομικά ή με fax στο 2107236561 – υπόψη κου Αθανάσιου Ευσταθίου) το αργότερο μέχρι την Δευτέρα 7 Ιουνίου 2021.

ε. Όσα μέλη της Γενικής Συνέλευσης ζητήσουν εγκαίρως την παραπάνω διευκόλυνση, θα μπορούν την ημέρα της συνεδρίασης να προσέλθουν σε ξεχωριστό, κατάλληλα οργανωμένο χώρο και με την υποστήριξη προσωπικού του Σ.Ε.Π., όπου θα μπορούν να κάνουν της εγγραφή τους στη συνεδρίαση και να παρακολουθήσουν τη Γενική Συνέλευση με ηλεκτρονικά, οπτικοακουστικά μέσα.

στ. Στα παραπάνω μέλη, με ευθύνη της Εφορευτικής Επιτροπής, θα παρασχεθεί ανάλογη υποστήριξη για την συμμετοχή τους στην ηλεκτρονική ψηφοφορία μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», διασφαλίζοντας το απόρρητο της ψηφοφορίας.

ζ. Σημειώνεται ότι, για λόγους ισονομίας προς τα υπόλοιπα μέλη της Γενικής Συνέλευσης, τα ανωτέρω μέλη δεν θα μπορούν να παρακολουθήσουν δια ζώσης της εξέλιξη της Γενικής Συνέλευσης στην αίθουσα «Αθανάσιος Λευκαδίτης», αλλά καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης θα βρίσκονται σε διαφορετικό χώρο.

η. Εφόσον υπάρξουν αντίστοιχες περιπτώσεις, ανάλογη υποστήριξη μπορεί να παρασχεθεί και σε μέλη της Γενικής Συνέλευσης που κατοικούν εκτός Αττικής, μετά από συνεννόηση και συνεργασία της Κεντρικής Διοίκησης με τους κατά τόπους Περιφερειακούς Εφόρους.