Με την παραλαβή του σχετικού Πιστοποιητικού από την ανεξάρτητη εταιρεία SociétéGénéralede Surveillance (S.G.S.), ολοκληρώθηκε με επιτυχία η αξιολόγηση που ζήτησε το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων,σύμφωνα με το Global Support Assessment Tool (G.S.A.T.), το οποίο αποτελεί ένα Κριτήριο Ποιότητας της Παγκόσμιας Οργάνωσης της Προσκοπικής Κίνησης (W.O.S.M.),που αξιολογεί αν μια Εθνική Προσκοπική Οργάνωση (N.S.O.) εφαρμόζει βέλτιστες διεθνείς πρακτικές, για καλή διοίκηση και ποιοτικό Προσκοπισμό.
Το εργαλείο G.S.A.T. αναπτύχθηκε από τον W.O.S.M. σε συνεργασία με την S.G.S.,την κορυφαία παγκοσμίως εταιρεία επιθεώρησης, διακρίβωσης, ελέγχου καιπιστοποίησης, που είναι δοκιμασμένη στην αξιολόγηση πολλών Μ.Κ.Ο.
Ο σκοπός του G.S.A.T. είναι να αποτελέσει ένα μέτρο της εφαρμογής καλών πρακτικών από τις Εθνικές Προσκοπικές Οργανώσειςκαι η εφαρμογή του να δώσει τη δυνατότητα σ’ αυτές να διαπιστώσουν τα δυνατάκαι τα αδύνατα σημεία τους και τελικά να βελτιώσουν την εικόνα που παρουσιάζουνκαι τη βαρύτητά τους στις Αρχές και στο κοινό τους. Η αξιολόγηση από εξωτερικό αξιολογητή, εγγυάται μια ανεξάρτητη άποψη για τη λειτουργία της N.S.O.
Τι αξιολογεί το G.S.A.T.; Έχουν αναπτυχθεί 10 «άξονες βέλτιστων πρακτικών», που έχουν 5 ως 13 κριτήρια ο καθένας. Οι άξονες αυτοί είναι:
D1. Οργανωτική σχέση μεταξύ N.S.O. και W.O.S.M.
D2. Διοικητικό πλαίσιο
D3. Στρατηγικό πλαίσιο
D4. Διασφάλιση διαφάνειας και εντιμότητας
D5. Επικοινωνία, προάσπιση και δημόσια εικόνα
D6. Ενήλικες στον Προσκοπισμό
D7. Εξεύρεση πόρων και έλεγχος των οικονομικών
D8. Προσκοπικό Πρόγραμμα
D9. Δυνατότητες ανάπτυξης
D10. Συνεχής βελτίωση
Η Αξιολόγηση δεν χαρακτηρίζεται απλά «επιτυχής ή μη», αλλά παρουσιάζονται οι επιδόσεις σε κάθε άξονα, ώστε η διαδικασία να έχει μεγαλύτερη αξία.
Η πιστοποίηση, που ισχύει για τρία χρόνια, μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην εποπτεύουσα κρατική Αρχή και σε κάθε κρατική υπηρεσία, σε πιθανούς χορηγούς και όπου αλλού επιθυμεί το Σ.Ε.Π. να δείξει τουψηλό επίπεδο λειτουργίας και την αξιοπιστία του.
Για να ολοκληρωθεί επιτυχώς η αξιολόγηση / πιστοποίηση,το Δ.Σ. συνέστησε ομάδα εργασίας αποτελούμενη από τον Σύμβουλο / Έφορο Διεθνών Σχέσεων Γ.Ε. κ. Άγγελο Καραμάνη, τον Μ.Β.Γ.Ε. κ. Αθανάσιο Ευσταθίου, τον Αναπληρωτή Έφορο Δημοσίων Σχέσεων Γ.Ε. κ. Χρήστο Χατζηδιαμαντή, τον Αναπληρωτή Γενικό Γραμματέα Δ.Σ./Σ.Ε.Π. κ. Χριστόφορο Μητρομάρα, τον Αναπληρωτή Γενικό Έφορο κ. Δημήτριο Μανίκη με την γραμματειακή υποστήριξη της κ. Μαρίας Μπενά, η οποία εργάστηκε επί δυο μήνες για να συγκεντρώσει και να μεταφράσει τα απαιτούμενα κείμενα που τεκμηρίωναν οργανωτικά και λειτουργικά τη συμμόρφωση στις απαιτήσεις της αξιολόγησης.
Η συνάντηση με τους αξιολογητές διήρκεσε δυο μέρες και χρειάστηκε να εξηγηθεί και να τεκμηριωθεί κάθε λεπτομέρεια από τα 93 κριτήρια.
Το αποτέλεσμα ήταν απόλυτα ικανοποιητικό: Συνολικό ποσοστό επιτυχίας 82,5% [(υψηλότερη βαθμολογία από το μέσο όρο 40 N.S.O.του W.O.S.M. (71,8%) και 15 ευρωπαϊκών N.S.O. (73,6%)], που δείχνει ότι το Σ.Ε.Π. έχει καλοσχεδιασμένο σύστημα διοίκησης που εφαρμόζεται με αρκετές καλές πρακτικές.
Ειδικότερα πέντε άξονες αξιολογήθηκαν με ποσοστό επιτυχίας μεγαλύτερο του 90%:
· D1 (Οργανωτική σχέση μεταξύ N.S.O. και W.O.S.M.) 100%,
· D6 (Οι ενήλικες στον Προσκοπισμό) 100%,
· D5 (Επικοινωνία, κατοχύρωση, δημόσια εικόνα) 95,8%,
· D7 (Εξεύρεση πόρων και έλεγχος οικονομικών) 90,9% και
· D8 (Προσκοπικό Πρόγραμμα) 90,5%.
Είναι ιδιαίτερα αξιοσημείωτο το ποσοστό επιτυχίας 100% στον άξονα D6 (Οι ενήλικες στον Προσκοπισμό), όπου η νέα οργάνωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας, με την ευέλικτη δομή και τη χρήση του e-learning θεωρήθηκε θεμελιώδους σημασίας για την αύξηση της επάρκειας των Βαθμοφόρων (μεδεδομένη και τη συγκεκριμένη γεωγραφική κατάτμηση της χώρας).
Οι άξονες D5 (Επικοινωνία, κατοχύρωση, δημόσια εικόνα) και D8 (Προσκοπικό πρόγραμμα) πήραν επίσης υψηλή βαθμολογία, γιατί υπάρχει άφθονο υλικό διαθέσιμο προς κάθε ενδιαφερόμενο και κάθε άτομο ή φορέα που επηρεάζει και επηρεάζεται από το Σ.Ε.Π.
Προσδιορίστηκαν αρκετά δυνατά σημεία:
· Καλή ανάλυση των πιθανών απειλών, αν και χρειάζεται να καταγραφούν οι τρόποι παρακολούθησης της κάλυψης των εκκρεμοτήτων
· Καλό σύστημα εκπαίδευσης και παρακολούθησης, με την αυξανόμενη έμφαση που δίνεται στην ευέλικτη εκπαίδευση και στο e-learning
· Καλό σύστημα απογραφής των μελών
· Εξαιρετικό ηλεκτρονικό σύστημα που μπορεί να συνδυάζει τα στοιχεία των ενηλίκων μελών με τα στοιχεία της εκπαίδευσής τους
· Διαφάνεια των δαπανών με κατηγοριοποίηση που επιτρέπει την εύκολη παρακολούθηση των διαφόρων εξόδων και το συσχετισμό τους με τις διάφορες προσκοπικές δράσεις
· Εξαιρετικό σύστημα ελέγχου της οικονομικής διαχείρισης (Κανονισμός, Εξελεγκτική Επιτροπή, Ορκωτός Ελεγκτής)
· Σύστημα διοίκησης σύμφωνο με τις απαιτήσεις του ISO 9001, πιστοποιημένο από τοπικό υπεύθυνο φορέα.
Το σημαντικότερο στοιχείο της αξιολόγησης αυτής είναι ότι επισημάνθηκαν και αδυναμίες σε τομείς που χρειάζονται βελτίωση:
· Στον άξονα D3 (Στρατηγικό πλαίσιο), αν και έχει υψηλή βαθμολογία (80,6%), επισημαίνεται ότι:
Ø Η μη ύπαρξη ποσοτικών K.P.I.’s (κριτηρίων επιτυχούς εκτέλεσης) εμποδίζει την αντικειμενική αξιολόγηση των δραστηριοτήτων. Η απλή περιγραφική καταγραφή των στόχων μιας δράσης δεν βοηθά στην ακριβή αξιολόγηση της διεξαγωγής, ώστε να οδηγήσει σε διορθωτικές ενέργειες στους τομείς που δεν επιτεύχθηκαν οι στόχοι
Ø Δεν υπάρχει κατάλογος με τους stakeholders (ενδιαφερόμενους για το Σ.Ε.Π.)
Ø Οι νέοι έχουν τη δυνατότητα συμμετοχής στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, αλλά δεν υπάρχουν δικλείδες που να εξασφαλίζουν τη συμμετοχή ελάχιστου αριθμού νέων σε όλα τα επίπεδα λήψης αποφάσεων
· Η χαμηλή βαθμολογία στον άξονα D4 (Διασφάλιση διαφάνειας και εντιμότητας –58,3%), οφείλεται στο γεγονός ότι δεν υπάρχει καταγεγραμμένη η διαδικασία αναφοράς και ελέγχου κάθε είδους παραπτωμάτων.
Ø Η «Πολιτική για την Προστασία των Παιδιών» που εγκρίθηκε από το Δ.Σ. το Δεκέμβριο του 2012 και δημοσιεύτηκε και στο στην ιστοσελίδα του Σ.Ε.Π., δίνει ένα τηλεφωνικό αριθμό που επιτρέπει την αναφορά περιστατικών από οποιονδήποτε θέλει να αναφέρει κάποιο συμβάν, όμως ο αριθμός αυτός αντιστοιχεί σε τηλέφωνο της Κεντρικής Διοίκησης, γεγονός που δεν παρέχει τα εχέγγυα για ανεξάρτητη και αντικειμενική αντιμετώπιση
Ø Η αντιμετώπιση ηθικών παραπτωμάτων αντιμετωπίζεται σε τελική φάση από το Δ.Σ.
Ø Το Σ.Ε.Π. θα πρέπει να επεκτείνει την πολιτική του πέρα από την «Πολιτική για την Προστασία των Παιδιών» και στην «Πολιτική για την αντιμετώπιση Ηθικών Παραπτωμάτων» (όπως η σύγκρουση συμφερόντων σε διάφορα επίπεδα της οργάνωσης, έλεγχος διαδικασίας συγκέντρωσης κεφαλαίων κ.λπ.) και να καθιερώσει μια διαδικασία διερεύνησης και ελέγχου για κάθε περίπτωση ηθικών παραπτωμάτων. Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να είναι δημοσιοποιημένη και να περιλαμβάνει εξωτερικούς παράγοντες και ανεξάρτητα άτομα, που θα εξασφαλίζουν την ανεξαρτησία και την αντικειμενικότητα της διαδικασίας
· Στον άξονα D9 (Δυνατότητα ανάπτυξης), η βαθμολογία είναι αρκετά καλή (77,8%), αλλά επισημαίνεται η έλλειψη καταγεγραμμένης στρατηγικής επικοινωνίας και marketing, καθώς και η απουσία διαδικασίας για προσέλκυση ηγετικών στελεχών – μελών του Δ.Σ., εκτός προσκοπικού περιβάλλοντος
· Τέλος η χαμηλή βαθμολογία στον άξονα D10 (Συνεχής βελτίωση –41,7%), οφείλεται:
Ø Στην έλλειψη πολιτικών και διαδικασιών για την αξιολόγηση των επιδόσεων του Δ.Σ. και κάθε μέλους του, καθώς και των επιτροπών / ομάδων εργασίας του
Ø Δεν υπάρχει διαδικασία για την εκτίμηση της ικανοποίησης των εθελοντών και των νέων μελών του Σ.Ε.Π.
Ø Όλες οι εκπαιδεύσεις αξιολογούνται συστηματικά και οι παρατηρήσεις των εκπαιδευομένων χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση των επόμενων εκπαιδεύσεων, όμως για τις πανελλήνιες δράσεις, που αναφέρονται και στον ετήσιο απολογισμό δράσεων, δεν γινόταν συστηματική αξιολόγηση.
Η ομάδα εργασίας έχει ετοιμάσει προτάσεις και ήδη γίνονται ενέργειες που θα οδηγήσουν στη θεσμοθέτηση διαδικασιών, με τις οποίες θα αντιμετωπιστούν οι αδυναμίες που εντόπισε η αξιολόγηση.
Διαρκής προσπάθεια του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων είναι να εφαρμόζει υψηλού επιπέδου διακυβέρνηση και λογοδοσία της Διοίκησης σε σύγκριση με τις καλύτερες πρακτικές των Εθνικών Προσκοπικών Οργανώσεων, ώστε να προσφέρει υψηλού επιπέδου Προσκοπισμό στα παιδιά και τους νέους της Ελλάδας και να είναι αξιόπιστο και αξιοσέβαστο στην εποπτεύουσα και σε κάθε κρατική και δημοτική Αρχή, στην Παγκόσμια Προσκοπική Κίνηση και στις Εθνικές Προσκοπικές Οργανώσεις, σε όλους τους συνεργαζόμενους φορείς, σε πιθανούς χορηγούς και γενικά στην Ελληνική Κοινωνία.